Wann wird ein Verein zum Arbeitgeber — und was muss er dann tun?

Ehrenamt oder Beschäftigung: woran der Unterschied wirklich hängt

Ob jemand ehrenamtlich tätig oder beschäftigt ist, entscheidet nicht der Vertrag, nicht die Bezeichnung der Zahlung und nicht die Höhe. Maßgeblich ist, wie die Tätigkeit tatsächlich abläuft.

§ 7 Abs. 1 SGB IV definiert Beschäftigung als nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis, und nennt zwei Anhaltspunkte: eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Beide Merkmale sind in Vereinen schnell erfüllt. Wer zu festen Zeiten in der Halle steht, Trainingspläne des Vereins umsetzt und sich bei Verhinderung abmelden muss, arbeitet weisungsgebunden und eingegliedert — auch wenn alle Beteiligten „Ehrenamt“ dazu sagen.

Das Mindestlohngesetz zieht die Grenze an derselben Stelle, nur von der anderen Seite: Nach § 22 Abs. 3 MiLoG wird die Vergütung ehrenamtlich Tätiger von diesem Gesetz nicht geregelt. Für echtes Ehrenamt gilt also kein Mindestlohn. Die Vorschrift definiert allerdings nicht, was ehrenamtlich ist — sie setzt es voraus. Wer sich darauf beruft, muss die Merkmale aus § 7 SGB IV also trotzdem prüfen.

Als Faustregel taugt die Frage nach dem Motiv der Zahlung: Ersetzt sie Aufwand und würdigt sie ein Engagement, das aus ideellen Gründen erbracht wird, spricht das für Ehrenamt. Ist sie die Gegenleistung für Arbeit, die der Verein sonst einkaufen müsste, spricht das für Beschäftigung.

• Für Ehrenamt spricht: freie Zeiteinteilung, keine Vertretungspflicht, kein Weisungsrecht im Einzelfall, Zahlung deutlich unter dem, was eine Fachkraft kosten würde, Mitgliedschaft im Verein.
• Für Beschäftigung spricht: feste Dienst- oder Trainingszeiten, Vorgaben zu Inhalt und Ablauf, Meldepflicht bei Ausfall, Anspruch auf die Zahlung unabhängig vom konkreten Aufwand, marktübliche Höhe.
• Nicht entscheidend: die Bezeichnung („Aufwandsentschädigung“, „Honorar“, „Ehrenamtspauschale“), die Schriftform, die Frage, ob eine Rechnung gestellt wird, und ob die Person das selbst so sieht.

Kein einzelnes Merkmal entscheidet. Die Deutsche Rentenversicherung nimmt eine Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls vor (§ 7a Abs. 2 SGB IV) — und sie sieht sich dabei die gelebte Praxis an, nicht das Papier. Ein Vertrag, der eine freie Mitarbeit beschreibt, während der Alltag einem Dienstplan folgt, hilft dem Verein nicht.

Warum die Übungsleiterpauschale kein Ehrenamt beweist

Der häufigste Irrtum in Vereinen lautet: „Sie bekommt nur die Übungsleiterpauschale, also ist sie nicht angestellt.“ Das ist zweimal falsch.

Erstens beantworten § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG eine steuerliche Frage — ob Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit bis zu einem Jahresbetrag steuerfrei bleiben. Sie sagen nichts darüber, ob ein Beschäftigungsverhältnis besteht. Eine angestellte Trainerin kann die Übungsleiterpauschale nutzen; das ändert an ihrer Anstellung nichts.

Zweitens ist die Reihenfolge der Prüfung eine andere, als die meisten annehmen. Erst wird der Status geklärt (Ehrenamt oder Beschäftigung), dann die Frage der Steuerfreiheit, dann die Beitragspflicht. Wer mit der Pauschale beginnt, prüft von hinten.

Praktisch heißt das: Die Pauschale mindert das beitragspflichtige Entgelt, weil steuerfreie Aufwandsentschädigungen nicht zum Arbeitsentgelt zählen. Sie hebt das Beschäftigungsverhältnis aber nicht auf. Ein Verein, der 275 Euro monatlich als Übungsleiterpauschale zahlt und sonst nichts, hat im Zweifel eine beitragsfreie Beschäftigung — nicht gar keine. Der Unterschied wird relevant, sobald ein Euro mehr fließt oder ein Arbeitsunfall passiert.

Welche Kombinationen der beiden Freibeträge zulässig sind und wie die Auszahlung zu belegen ist, behandelt der Ratgeber zur Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale. Hier geht es um die Stufe davor und die Stufe danach.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Zum 1. Januar 2027 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 14,60 Euro brutto je Zeitstunde. Das ist die zweite Stufe der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5, BGBl. 2025 I Nr. 268); die erste Stufe hat den Satz zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro angehoben.

Die Geringfügigkeitsgrenze steigt automatisch mit. Seit 2025 ist sie nicht mehr ein fester Betrag, sondern eine Rechengröße: § 8 Abs. 1a SGB IV nimmt den geltenden Mindestlohn mal 130, teilt durch 3 und rundet auf volle Euro auf. Das entspricht einer Arbeitszeit von zehn Wochenstunden zum Mindestlohn.

• 2026: 13,90 Euro × 130 ÷ 3 = 602,33 Euro, aufgerundet 603 Euro im Monat (7.236 Euro im Jahr).
• 2027: 14,60 Euro × 130 ÷ 3 = 632,67 Euro, aufgerundet 633 Euro im Monat (7.596 Euro im Jahr).

Daraus folgt ein Punkt, den viele Vereine falsch planen: Die höhere Grenze bedeutet nicht, dass man 2027 länger arbeiten lassen kann. Beide Größen stammen aus derselben Formel, der zulässige Stundenumfang bleibt deshalb praktisch gleich. Was steigt, ist der Betrag, den der Verein für dieselbe Stundenzahl zahlen muss.

Wer heute Verträge mit einem festen Monatsbetrag führt, sollte sie vor dem Jahreswechsel prüfen. Ein Vertrag über „603 Euro monatlich für 43 Stunden“ unterschreitet ab dem 1. Januar 2027 den Mindestlohn — 43 Stunden zu 14,60 Euro sind 627,80 Euro. Der Anspruch auf den Mindestlohn lässt sich nicht abbedingen; die Differenz schuldet der Verein auch dann, wenn beide Seiten etwas anderes vereinbart haben.

Wie viele Stunden passen in einen Minijob?

Die Rechnung ist einfacher, als sie wirkt: Man teilt die Geringfügigkeitsgrenze durch den Stundenlohn.

Zum Mindestlohn ergeben sich in beiden Jahren rund 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Wochenstunden — genau die Größe, aus der die Formel abgeleitet ist. Zahlt der Verein mehr als den Mindestlohn, sinkt die Stundenzahl entsprechend: Bei 20 Euro Stundenlohn sind 2027 nur noch 31 Stunden im Monat möglich.

Interessanter wird es mit der Übungsleiterpauschale. Wer sie pro rata ausschöpft, zieht monatlich 275 Euro (3.300 Euro geteilt durch zwölf) vom Arbeitsentgelt ab, bevor die Grenze geprüft wird. Der mögliche Gesamtbetrag steigt dadurch deutlich — aber nicht proportional zum Mindestlohn, denn der Freibetrag ist ein fester Jahresbetrag.

• 2026 ohne Pauschale: 603 ÷ 13,90 = 43,4 Stunden im Monat.
• 2027 ohne Pauschale: 633 ÷ 14,60 = 43,4 Stunden im Monat.
• 2026 mit Übungsleiterpauschale pro rata: (603 + 275) ÷ 13,90 = 63,2 Stunden im Monat.
• 2027 mit Übungsleiterpauschale pro rata: (633 + 275) ÷ 14,60 = 62,2 Stunden im Monat.

Die letzte Zeile ist der Punkt, an dem Vereine 2027 stolpern werden: Mit Pauschale sinkt der mögliche Stundenumfang, weil die 3.300 Euro fix bleiben, während jede Stunde teurer wird. Eine Trainerin, die heute 63 Stunden im Monat arbeitet und damit exakt an der Grenze liegt, überschreitet sie im Januar 2027 — ohne dass sich an ihrer Tätigkeit irgendetwas geändert hat. Aus dem Minijob wird dann ein Midijob mit voller Beitragspflicht, und der Verein muss das melden (§ 28a Abs. 1 Nr. 18 SGB IV).

Zwei Hinweise zur Pauschale: Sie lässt sich auch „en bloc“ ausschöpfen, also in den ersten Monaten des Jahres. Dann ist die Grenze in diesen Monaten leichter einzuhalten, danach aber gar nicht mehr entlastet. Und sie gilt je Person und Jahr über alle Vereine hinweg — der Verein muss sich schriftlich bestätigen lassen, dass sie nicht anderweitig verbraucht ist.

Was der erste Minijob den Verein kostet

Ein gewerblicher Minijob — und dazu zählen Beschäftigungen im Verein — kostet den Arbeitgeber 2026 zusätzlich 31,17 Prozent des Entgelts, dazu den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung, der sich nach Gefahrklasse und Entgelt richtet.

• Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung: 13,0 Prozent (entfällt, wenn die Person nicht gesetzlich krankenversichert ist).
• Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung: 15,0 Prozent.
• Pauschsteuer: 2,0 Prozent — alternativ individuelle Besteuerung nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen.
• Umlage U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall): 0,8 Prozent seit dem 1. Januar 2026, vorher 1,1 Prozent.
• Umlage U2 (Mutterschaft): 0,22 Prozent.
• Insolvenzgeldumlage: 0,15 Prozent.

Für einen Minijob an der Grenze bedeutet das rund 188 Euro im Monat zusätzlich zum Entgelt (2026), ab Januar 2027 rund 197 Euro. Ein voll ausgeschöpfter Minijob kostet den Verein damit 2027 etwa 9.960 Euro im Jahr, plus Unfallversicherung — sofern die Beitragssätze unverändert bleiben.

Die Beschäftigte selbst zahlt aus einem Minijob nur den Eigenanteil zur Rentenversicherung, von dem sie sich auf Antrag befreien lassen kann (§ 6 Abs. 1b SGB VI) — dieser Antrag ist ebenfalls zu melden.

Zwei Nebenwirkungen, die im Verein oft übersehen werden: Personalkosten sind Ausgaben des Bereichs, dem die Tätigkeit dient — eine Übungsleiterin gehört in den ideellen Bereich oder den Zweckbetrieb, die Kraft hinter der Vereinstheke in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Und die Vergütung muss angemessen bleiben: Unverhältnismäßig hohe Zahlungen sind eine Mittelfehlverwendung nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO und gefährden die Gemeinnützigkeit.

Der Anmelde-Fahrplan: Unfallversicherung zuerst

Beim ersten Beschäftigten sind drei Stellen zu bedienen. Die Reihenfolge steht im Gesetz und ist eine andere, als die meisten Anleitungen nahelegen.

Der Antrag auf die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit setzt nach § 18i Abs. 2 SGB IV bereits die Unternehmernummer nach § 136a SGB VII voraus. Diese Nummer vergibt der Unfallversicherungsträger. Wer mit der Bundesagentur beginnt, kommt nicht weiter.

• 1. Unfallversicherungsträger. Für die meisten Vereine ist das die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Nach § 192 Abs. 1 SGB VII sind Art und Gegenstand des Unternehmens, die Zahl der Versicherten und der Eröffnungstag binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens zu melden. Ergebnis: die Unternehmernummer.
• 2. Betriebsnummer. Elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen (§ 18i Abs. 1 SGB IV), unter Angabe der Unternehmernummer. Ergebnis: die Betriebsnummer, ohne die keine Meldung läuft.
• 3. Minijob-Zentrale. Sie ist die Einzugsstelle für geringfügige Beschäftigungen. Die Anmeldung erfolgt nach § 28a SGB IV mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn.

Die Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft entsteht kraft Gesetzes, nicht durch die Anmeldung. Ein Verein ist bereits Mitglied, bevor er sich meldet — Beschäftigte sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII automatisch versichert. Die Meldung stellt das nur fest. Wer sie versäumt, ist nicht unversichert, sondern säumig.

Danach ist die Meldepflicht ein Dauerzustand: § 28a Abs. 1 SGB IV listet zwanzig Anlässe, darunter Beginn und Ende der Beschäftigung, Unterbrechungen der Entgeltzahlung und jede Entgeltänderung, bei der die Geringfügigkeitsgrenze über- oder unterschritten wird. Dazu kommen die Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2) und die gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung zum 16. Februar des Folgejahres (§ 28a Abs. 2a).

Die Aufzeichnungspflicht, die fast jeder Verein übersieht

Für jeden Minijobber muss der Verein Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Diese Pflicht steht in § 17 Abs. 1 MiLoG und knüpft unmittelbar an § 8 Abs. 1 SGB IV an — sie trifft also jede geringfügige Beschäftigung, unabhängig von der Branche. Ausgenommen sind allein Beschäftigungen in Privathaushalten.

Drei Angaben, zwei Fristen — und eine Behörde, die das prüft:

• Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine bloße Stundensumme je Monat genügt nicht, und eine Angabe wie „3 Stunden Training“ auch nicht.
• Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen. Nachträgliches Rekonstruieren am Jahresende erfüllt die Pflicht nicht.
• Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
• Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Die Unterlagen müssen im Inland und in deutscher Sprache bereitliegen, auf Verlangen auch am Beschäftigungsort (§ 17 Abs. 2 MiLoG).

Für ehrenamtlich Tätige gilt diese Pflicht nicht — § 22 Abs. 3 MiLoG nimmt sie aus dem Gesetz heraus. Genau daraus entsteht in Vereinen aber die Lücke: Wer ehrenamtliche Stunden schon erfasst, hält die Erfassung für ausreichend und übersieht, dass sie für Beschäftigte zwei Angaben zu wenig enthält. Die Vorlage unten deckt beide Fälle mit einem Blatt ab.

Vereinsfest, Turnier, Ferienbetreuung: die kurzfristige Beschäftigung

Für Einsätze, die von vornherein zeitlich begrenzt sind, gibt es eine zweite Form der geringfügigen Beschäftigung. Nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV liegt sie vor, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist — unabhängig von der Höhe des Entgelts.

Der Vorteil ist erheblich: Es fallen keine Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung an. Das macht die kurzfristige Beschäftigung für das Sommerturnier, die Ferienbetreuung oder den Auf- und Abbau beim Vereinsfest attraktiv.

Drei Bedingungen werden dabei regelmäßig übersehen:

• Die Beschäftigung darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Wer damit seinen Lebensunterhalt bestreitet, fällt heraus — bei Schülerinnen, Studierenden und Rentnern ist das unproblematisch, bei Arbeitsuchenden nicht.
• Alle kurzfristigen Beschäftigungen des Kalenderjahres werden zusammengerechnet, auch die bei anderen Arbeitgebern. Der Verein muss danach fragen und die Antwort zu den Unterlagen nehmen.
• Mindestlohn und Aufzeichnungspflicht gelten unverändert. § 17 Abs. 1 MiLoG verweist auf § 8 Abs. 1 SGB IV insgesamt, also auch auf die kurzfristige Beschäftigung.

Umlage U2 und Insolvenzgeldumlage fallen auch hier an, die Umlage U1 dagegen nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis länger als vier Wochen dauert (§ 7 Abs. 2 AAG) — beim Wochenendturnier also nicht. Die Anmeldung läuft ebenfalls über die Minijob-Zentrale. Steuerlich ist unter engen Voraussetzungen eine Pauschalierung mit 25 Prozent möglich (§ 40a Abs. 1 EStG), sonst wird individuell besteuert. Beitragsfrei heißt also nicht formfrei.

Wenn der Status unklar bleibt: die Feststellung nach § 7a SGB IV

Bleibt nach dem Prüfbogen Unsicherheit, muss der Verein nicht raten. Die Beteiligten können bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Entscheidung darüber beantragen, ob eine Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt (§ 7a Abs. 1 SGB IV). Die Entscheidung bindet die anderen Versicherungsträger.

Zwei Fristen sind dabei wichtig, und eine davon läuft ab:

• Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt und stellt die Rentenversicherung eine Beschäftigung fest, beginnt die Versicherungspflicht erst mit Bekanntgabe der Entscheidung — nicht rückwirkend. Voraussetzung ist, dass die beschäftigte Person zustimmt und für die Zwischenzeit anderweitig gegen Krankheit und fürs Alter abgesichert war (§ 7a Abs. 5 SGB IV). Diese Monatsfrist ist der eigentliche Hebel.
• Auf Antrag entscheidet die Rentenversicherung auch schon vor Aufnahme der Tätigkeit, auf Grundlage der beabsichtigten Vertragsdurchführung (§ 7a Abs. 4a SGB IV). Diese Vorab-Entscheidung tritt nach § 7a Abs. 7 SGB IV allerdings mit Ablauf des 30. Juni 2027 außer Kraft, ebenso die Gruppenfeststellung für gleichartige Auftragsverhältnisse nach Absatz 4b.

Für Vereine, die im Winter über eine Honorarkraft nachdenken, heißt das: Solange die Vorschrift gilt, lässt sich die Frage klären, bevor Geld fließt. Widerspruch und Klage gegen die Entscheidung haben aufschiebende Wirkung (§ 7a Abs. 6 SGB IV). Ob der Gesetzgeber die Regelung über Juni 2027 hinaus verlängert, ist derzeit offen — wer die Prognoseentscheidung nutzen will, sollte nicht darauf warten.

Wie Bundaris Ehrenamtsstunden führt, und wo die Grenze liegt

Bundaris ist eine Vereinsverwaltung, keine Lohnabrechnung. Die Software meldet keine Beschäftigten an, berechnet keine Beiträge und erstellt keine Lohnabrechnung. Diese Aufgaben bleiben bei der Steuerberatung oder bei einem Lohnprogramm.

Was die Software abdeckt, ist die Seite davor und danach. Ehrenamtliche Stunden erfasst der Vorstand — wahlweise über eine Stoppuhr, die ab dem Login mitläuft, als Nachtrag oder als Sammeleintrag für einen ganzen Arbeitseinsatz. Stunden lassen sich Kategorien und Kostenstellen zuordnen. Ausgewertet wird je Person und Zeitraum — für Ehrungen, Beitragsermäßigungen oder den Nachweis gegenüber einem Förderer. Führt der Verein ein Pflichtstunden-Konto, sehen Mitglieder ihren eigenen Stand des laufenden Jahres im Mitgliederbereich.

Die Auszahlung selbst wird als Ausgabe mit Beleg erfasst und läuft GoBD-konform mit: Betrag, Konto und Datum sind nach der Festschreibung nicht mehr änderbar, eine falsche Erfassung wird storniert und neu gebucht. Tragen Sie den Namen der Person dabei immer gleich geschrieben im Feld „Lieferant“ ein. Sortiert nach diesem Feld sehen Sie alle Zahlungen an eine Person; die Jahressumme gegen den Freibetrag zu prüfen, bleibt Aufgabe der Kassenführung.

Hier liegt die Grenze, und sie ist wichtig: Die Stundenerfassung speichert Datum und Dauer, nicht Beginn und Ende. Für ehrenamtliche Stunden ist das richtig — sie fallen nicht unter das Mindestlohngesetz. Für einen Minijobber fehlen damit zwei der drei Angaben, die § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt. Führen Sie Beschäftigte deshalb nicht über das Ehrenamtsmodul, sondern über den Stundennachweis unten oder über Ihr Lohnprogramm.