Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale: So zahlen Vereine sie richtig aus

Zwei Freibeträge, ein Prinzip

Beide Vorschriften stellen Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit für einen gemeinnützigen Verein oder eine öffentliche Einrichtung bis zu einem Jahresbetrag steuerfrei. Sie unterscheiden sich in der Art der Tätigkeit, nicht in der Person.

Der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG erfasst Tätigkeiten mit pädagogischem Kern — Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer und vergleichbare Tätigkeiten — sowie künstlerische Tätigkeiten und die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen. Er beträgt 3.300 Euro im Jahr.

Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ist der Auffangtatbestand für alle übrigen Tätigkeiten zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke: Kassenführung, Platzwart, Schriftführung, Vereinsverwaltung. Sie beträgt 960 Euro im Jahr.

Beide Beträge sind Jahresbeträge pro Person, nicht pro Verein. Wer für zwei Vereine dieselbe Art von Tätigkeit ausübt, hat den Freibetrag trotzdem nur einmal — was der Verein nicht wissen kann und sich deshalb bestätigen lassen muss.

• Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): 3.300 Euro im Jahr, für Übungsleitung, Ausbildung, Betreuung, künstlerische Tätigkeit, Pflege.
• Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): 960 Euro im Jahr, für alle übrigen Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich.
• Voraussetzung in beiden Fällen: Nebenberuflichkeit und ein begünstigter Auftraggeber — gemeinnütziger Verein oder juristische Person des öffentlichen Rechts.
• Jahresbeträge gelten pro Person über alle Vereine hinweg, nicht je Vereinsverhältnis.
• Beide Beträge sind seit dem 1. Januar 2026 in dieser Höhe wirksam.

Der teuerste Fehler: Zahlung an den Vorstand ohne Satzungsgrundlage

Dieser Punkt kostet Vereine mehr als alle anderen zusammen, und er wird selten genannt. Nach § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB sind Mitglieder des Vorstands unentgeltlich tätig. Diese Regel ist zwar abdingbar — aber nur durch die Satzung.

Ohne eine solche Satzungsbestimmung darf der Verein an Vorstandsmitglieder keine Vergütung zahlen, auch nicht in Höhe der Ehrenamtspauschale. Geschieht es doch, hat das zwei Folgen: Die Zahlung ist ohne Rechtsgrund geleistet, und sie ist zugleich eine Verwendung von Mitteln außerhalb der satzungsmäßigen Zwecke. Bei einem gemeinnützigen Verein ist das eine Mittelfehlverwendung, die im schlimmsten Fall den Status kostet.

Der Ausweg ist unspektakulär: eine Satzungsklausel, die eine Vergütung von Vorstandstätigkeit im Rahmen der steuerlichen Freibeträge ausdrücklich zulässt, beschlossen mit der Mehrheit für Satzungsänderungen. Bis dahin bleibt der Ersatz tatsächlicher Auslagen — der ist immer zulässig und keine Vergütung.

Wichtig ist die Abgrenzung: Der Ersatz konkreter, belegter Aufwendungen (Fahrtkosten, Porto, Material) ist keine Vergütung und braucht keine Satzungsgrundlage. Erst die pauschale Zahlung, die unabhängig vom tatsächlichen Aufwand fließt, ist eine Vergütung.

• Ohne Satzungsklausel: kein Cent Pauschale an Vorstandsmitglieder — nur Ersatz belegter Auslagen.
• Die Klausel muss vor der ersten Zahlung beschlossen sein; eine nachträgliche Heilung ist unsicher.
• Für Nicht-Vorstandsmitglieder (Trainer, Platzwart, Schriftführung ohne Organstellung) gilt diese Einschränkung nicht.
• Die Vergütung muss angemessen bleiben — auch mit Satzungsgrundlage ist eine überhöhte Zahlung eine Mittelfehlverwendung.

Was „nebenberuflich" bedeutet

Beide Vorschriften verlangen Nebenberuflichkeit. Das ist keine Aussage über den Hauptberuf: Auch wer nicht erwerbstätig ist — Studierende, Rentnerinnen, Hausmänner, Arbeitslose — kann nebenberuflich tätig sein.

Maßgeblich ist der zeitliche Umfang der begünstigten Tätigkeit selbst. Als Orientierung gilt in der Verwaltungspraxis, dass sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitberufs beanspruchen darf. Wer als Trainer wenige Stunden pro Woche im Verein steht, liegt klar darunter.

Zwei Konstellationen sind heikel. Erstens: Dieselbe Tätigkeit, die jemand hauptberuflich für denselben Arbeitgeber ausübt, kann daneben nicht nebenberuflich begünstigt sein — die Aufspaltung eines Arbeitsverhältnisses funktioniert nicht. Zweitens: Wer im Verein angestellt ist und zusätzlich eine andere Tätigkeit übernimmt, braucht eine klare inhaltliche Trennung beider Aufgaben, sonst wird aus beidem ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis.

Prüfschema: Welche Kombination ist zulässig?

Hier liegt der eigentliche Beratungsbedarf, und die gesetzliche Regel ist enger, als viele annehmen: Nach § 3 Nr. 26a EStG ist die Steuerbefreiung ausgeschlossen, wenn für die Einnahmen aus der Tätigkeit ganz oder teilweise bereits eine Befreiung unter anderem nach Nummer 26 gewährt wird.

Das Wort „der Tätigkeit" ist der Schlüssel. Der Ausschluss betrifft dieselbe Tätigkeit, nicht dieselbe Person. Wer im Verein zwei inhaltlich getrennte Aufgaben wahrnimmt, kann für jede den jeweils passenden Freibetrag nutzen — die Trennung muss dann aber echt sein und sich in getrennten Vereinbarungen und Abrechnungen wiederfinden.

Die folgenden Fälle decken die üblichen Fragen ab:

• Eine Tätigkeit, beide Pauschalen: nicht zulässig. Für dieselbe Trainertätigkeit lassen sich 3.300 und 960 Euro nicht addieren.
• Zwei getrennte Tätigkeiten in einem Verein: zulässig. Wer Jugendtraining leitet (Übungsleiterpauschale) und zusätzlich die Kasse führt (Ehrenamtspauschale), kann beide Freibeträge nutzen — mit zwei Vereinbarungen und getrennter Abrechnung.
• Dieselbe Tätigkeit für zwei Vereine: der Freibetrag gilt trotzdem nur einmal pro Jahr und Person. Beide Vereine müssen sich das bestätigen lassen.
• Übungsleitertätigkeit plus Vorstandsamt: möglich, aber die Zahlung für das Vorstandsamt braucht die Satzungsgrundlage aus Sektion 2.
• Freibetrag überschritten: Der übersteigende Teil ist steuerpflichtig — nicht der gesamte Betrag. Er ist wie reguläres Entgelt zu behandeln.
• Pauschale und Aufwandsersatz: Belegter Auslagenersatz ist neben der Pauschale möglich, solange er tatsächliche Aufwendungen ersetzt und nicht verdeckt aufstockt.

Die Abwicklung im Verein: fünf Schritte

Steuerfrei heißt nicht formlos. Der Verein muss belegen können, wofür gezahlt wurde und dass die Voraussetzungen vorlagen — gegenüber dem Finanzamt und gegenüber der eigenen Kassenprüfung. Fünf Schritte genügen:

• 1. Schriftliche Vereinbarung vor Beginn: Wer, welche Tätigkeit, welcher Umfang, welche Pauschale, welcher Betrag, welcher Zeitraum. Ohne Vereinbarung fehlt der Rechtsgrund der Zahlung.
• 2. Erklärung des Empfängers einholen, dass der Freibetrag im laufenden Jahr nicht bereits anderweitig ausgeschöpft ist — der Verein kann das nicht wissen und haftet sonst für die Lohnsteuer.
• 3. Bei Vorstandsmitgliedern zusätzlich: Satzungsgrundlage prüfen und den Beschluss über die Höhe dokumentieren.
• 4. Auszahlung unbar über das Vereinskonto, mit eindeutigem Verwendungszweck. Barauszahlungen sind zulässig, aber im Nachweis schwächer.
• 5. Buchung mit Beleg und Zuordnung zur Person, sodass die Jahressumme je Empfänger jederzeit ermittelbar ist — das ist die Grundlage für die Überwachung des Freibetrags.

Die Aufwandsspende: beliebt und fehleranfällig

Häufig soll gar kein Geld fließen: Die ehrenamtlich tätige Person verzichtet auf ihre Vergütung und erhält dafür eine Zuwendungsbestätigung. Das ist zulässig, aber an Bedingungen geknüpft, die in der Praxis oft übersehen werden.

Die zentrale Voraussetzung: Es muss zuvor ein ernsthafter, einklagbarer Anspruch auf die Vergütung bestanden haben. Ein Anspruch, der nur eingeräumt wird, um sofort darauf zu verzichten, trägt nicht. Dazu gehört, dass der Verein wirtschaftlich überhaupt in der Lage gewesen wäre, die Vergütung zu zahlen — ein Verein ohne entsprechende Mittel kann keine Ansprüche begründen, auf die dann verzichtet wird.

Der Anspruch muss außerdem vor der Tätigkeit begründet sein, durch Vertrag, Satzung oder Vorstandsbeschluss, und der Verzicht muss zeitnah danach erklärt werden. In der Zuwendungsbestätigung ist anzugeben, dass es sich um den Verzicht auf einen Aufwendungsersatz handelt — dieser Hinweis fehlt regelmäßig und macht die Bestätigung angreifbar.

Bei Vorstandsmitgliedern gilt die Satzungsfalle aus Sektion 2 entsprechend: Wo keine Vergütung vereinbart werden darf, kann auch kein Anspruch entstehen, auf den verzichtet werden könnte.

Sozialversicherung und Minijob

Steuerfreiheit und Sozialversicherungsfreiheit sind zwei verschiedene Fragen, die getrennt zu beantworten sind. Die gute Nachricht: Was nach § 3 Nr. 26 oder 26a EStG steuerfrei bleibt, ist im Regelfall auch beitragsfrei, weil es nicht zum Arbeitsentgelt zählt.

Interessant wird es darüber. Zahlt der Verein mehr als den Freibetrag, ist der übersteigende Teil beitragsrechtlich relevant — und je nach Höhe kann daraus eine geringfügige Beschäftigung werden, die anzumelden ist. Die maßgebliche Entgeltgrenze ist seit 2025 an den Mindestlohn gekoppelt und ändert sich jährlich; prüfen Sie deshalb den für das laufende Jahr geltenden Wert, statt sich auf eine einmal gemerkte Zahl zu verlassen.

Praktisch heißt das: Solange die Zahlungen an eine Person im Freibetrag bleiben, ist der Vorgang unkritisch. Wer darüber hinaus vergütet, sollte den Fall vor der ersten Zahlung mit der Minijob-Zentrale oder der Steuerberatung klären — nachträglich ist eine Anmeldung teurer.

Wie Bundaris die Nachweise sichert

Der kritische Punkt ist die Jahressumme je Person. Wer Pauschalen über das Jahr verteilt auszahlt, verliert den Überblick leicht — und ein überschrittener Freibetrag fällt erst auf, wenn es teuer wird.

In Bundaris werden Auszahlungen als Buchung mit Beleg erfasst und laufen GoBD-konform mit: festgeschrieben, unveränderbar, Korrekturen nur als Stornobuchung. Über die Buchungsliste und die Auswertungen lässt sich nachvollziehen, was im Jahr an wen gezahlt wurde. Die Zuordnung zum Empfänger ist dabei die Grundlage für die Überwachung des Freibetrags.

Wird statt einer Auszahlung eine Aufwandsspende gebucht, entsteht die Zuwendungsbestätigung aus derselben Datenbasis — mit dem Hinweis auf den Verzicht auf Aufwendungsersatz, der dort hineingehört.

Was die Software nicht beurteilt: ob Ihre Satzung eine Vergütung zulässt und ob eine Tätigkeit nebenberuflich ist. Diese Prüfung bleibt beim Verein — die Vorlagen oben führen durch die nötigen Angaben.