Weihnachtsfeier und Geschenke im Verein: Was bleibt steuerfrei, und für wen?

Drei Gruppen, drei Rechtsgebiete

Die Grenzen für Weihnachtsgeschenke stammen aus drei verschiedenen Vorschriften. Sie lassen sich nicht gegeneinander austauschen. Wer die 110 Euro für Betriebsveranstaltungen auf die Mitgliederfeier anwendet, rechnet mit einer Regel, die dort nicht gilt.

Maßgeblich ist deshalb nicht der Anlass, sondern die Rolle, in der eine Person etwas bekommt. Ein Präsent für alle Mitglieder ist eine Frage der Gemeinnützigkeit. Ein Dankeschön für die Trainingsarbeit ist eine Einnahme aus dieser Tätigkeit. Ein Geschenk an die angestellte Reinigungskraft ist Arbeitslohn, solange keine Ausnahme greift.

• Mitglieder: § 55 Abs. 1 Nr. 1 AO und der Anwendungserlass dazu. Erlaubt sind übliche Annehmlichkeiten, ein Betrag steht dort nicht.
• Ehrenamtliche mit Pauschale: § 3 Nr. 26 und 26a EStG. Das Geschenk zählt mit der Pauschale gegen 3.300 oder 960 Euro im Jahr.
• Minijobber und Angestellte: Lohnsteuerrecht. 50 Euro Sachbezug im Monat, 110 Euro je Betriebsveranstaltung, 60 Euro nur bei persönlichem Anlass.

Mitglieder: Annehmlichkeiten, keine Zuwendungen

Ein gemeinnütziger Verein darf seinen Mitgliedern in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Vereinsmitteln machen (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 AO). Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung macht davon eine Ausnahme. Erlaubt sind Annehmlichkeiten, „wie sie im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich“ und nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen sind (AEAO zu § 55, Nr. 11).

Einen Betrag nennt der Erlass nicht. In der Praxis wird häufig die Grenze für Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer herangezogen, 60 Euro nach R 19.6 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Der Rechenbogen verwendet diesen Wert als Prüfwert je Mitglied und Jahr für alle Vereinsanlässe zusammen. Verbindlich ist er nicht. Wer ihn deutlich überschreitet, sollte vorher mit dem Finanzamt sprechen.

Zwei Punkte sind unabhängig vom Betrag. Geld ist keine Annehmlichkeit, auch nicht als kleiner Betrag. Und die Geselligkeit darf im Verein nur eine Nebensache sein (§ 58 Nr. 7 AO). Eine Weihnachtsfeier im Jahr ist das ohne Weiteres, ein Kalender voller Feiern auf Vereinskosten nicht mehr.

Zahlen die Teilnehmer einen Kostenbeitrag, ändert sich die Einordnung. Der Anwendungserlass behandelt gesellige Veranstaltungen als steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Die Beiträge zählen dann zu dessen Einnahmen; wie die Freigrenze wirkt, steht im Ratgeber zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Durchgerechnet: die Feier mit 60 Gästen

Ein Sportverein lädt seine Mitglieder zur Weihnachtsfeier ein. Saalmiete 240 Euro, Buffet 1.800 Euro, Getränke 600 Euro, zusammen 2.640 Euro. Anwesend sind 54 Mitglieder und 6 Begleitpersonen. Jedes Mitglied bekommt ein Präsent für 15 Euro.

Der Kopfanteil beträgt 2.640 Euro geteilt durch 60 Anwesende, also 44 Euro. Geteilt wird durch die Zahl der tatsächlich Anwesenden, nicht durch die Zahl der Zusagen. Für Arbeitnehmer hat der Bundesfinanzhof das bestätigt (Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18); der Rechenbogen rechnet bei allen Gruppen so.

Ob der Anteil einer Begleitperson dem Mitglied zuzurechnen ist, regelt der Anwendungserlass nicht. Wer vorsichtig rechnet, rechnet ihn zu, wie es das Lohnsteuerrecht tut.

• Mitglied ohne Begleitung: 44 Euro Feier plus 15 Euro Präsent ergibt 59 Euro. Unter dem Prüfwert von 60 Euro.
• Mitglied mit Begleitung, vorsichtig gerechnet: 88 Euro plus 15 Euro ergibt 103 Euro. Deutlich über dem Prüfwert.
• Weitere Zuwendungen im selben Jahr, etwa das Sommerfest, kommen bei beiden hinzu.

Für die sechs Begleitpersonen gibt es zwei übliche Wege. Sie zahlen einen Kostenbeitrag, der dann eine Einnahme des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs ist. Oder der Verein verzichtet auf das Präsent und senkt so den Betrag je Mitglied.

Ehrenamtliche mit Pauschale: Das Geschenk zählt mit

Wer im Verein eine Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale bekommt, hat einen Jahresfreibetrag: 3.300 Euro nach § 3 Nr. 26 EStG, 960 Euro nach § 3 Nr. 26a EStG. Wie die beiden Pauschalen zu vereinbaren und abzurechnen sind, steht im Ratgeber zur Ehrenamtspauschale.

Ein Geschenk, das die Person wegen ihrer Tätigkeit bekommt, ist steuerlich eine Einnahme aus dieser Tätigkeit. Einnahmen sind nach § 8 Abs. 1 EStG nicht nur Geld, sondern alle Güter in Geldeswert. Das Weihnachtsgeschenk für die Trainerin zählt deshalb zusammen mit ihrer Pauschale gegen den Freibetrag. Steuerpflichtig wird nur der Teil, der ihn übersteigt.

Für Ehrenamtliche, die nicht beim Verein angestellt sind, gelten die lohnsteuerlichen Grenzen von 50, 60 und 110 Euro nicht. Ist die Übungsleiterin dagegen angestellt, gelten zusätzlich die Regeln aus dem nächsten Abschnitt. Ein Sachgeschenk bis 50 Euro kann dann außerhalb des Freibetrags bleiben.

• Übungsleiterin, 2.400 Euro Pauschale im Jahr, Gutschein für 50 Euro: zusammen 2.450 Euro. Unter 3.300 Euro, steuerfrei.
• Kassenwart, 960 Euro Ehrenamtspauschale bereits ausgezahlt, Präsentkorb für 40 Euro: Die 40 Euro übersteigen den Freibetrag und sind beim Kassenwart steuerpflichtig.
• Helferin ohne jede Vergütung, Präsent für 15 Euro: Ist sie Mitglied, prüfen Sie es wie bei den Mitgliedern.

Beim Vorstand gibt es eine zusätzliche Hürde. Vorstandsmitglieder dürfen für ihre Tätigkeit nur vergütet werden, wenn die Satzung das erlaubt (AEAO zu § 55 Abs. 1 Nr. 3). Ein Präsent im Rahmen dessen, was alle Mitglieder bekommen, ist unproblematisch. Je deutlicher ein Geschenk die Vorstandsarbeit entlohnt, desto näher liegt es an einer Vergütung.

Minijobber und Angestellte: Weihnachten ist kein persönlicher Anlass

Die bekannte 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten hilft beim Weihnachtsgeschenk nicht. R 19.6 Abs. 1 LStR erfasst Sachzuwendungen bis 60 Euro nur „aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses“, etwa Geburtstag oder Hochzeit. Weihnachten ist ein allgemeiner Anlass. Geldzuwendungen gehören nach derselben Richtlinie stets zum Arbeitslohn.

Für ein Weihnachtsgeschenk an Beschäftigte bleiben drei Wege. Jeder hat eine eigene Bedingung, und beim Minijob kommt die Geringfügigkeitsgrenze hinzu. Sie liegt 2026 bei 603 Euro im Monat; gerechnet wird mit dem regelmäßigen Entgelt im Jahr. Jedes beitragspflichtige Geschenk zählt zum Verdienst.

• Sachbezug bis 50 Euro im Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG): steuer- und beitragsfrei. Die 50 Euro sind eine Freigrenze. Bekommt die Person im Dezember noch einen anderen Sachbezug und liegt die Summe bei 51 Euro, ist alles steuerpflichtig.
• Gutschein: nur dann ein Sachbezug, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und zusätzlich zum Lohn gewährt wird (§ 8 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 11 EStG). Sonst gilt er als Geld.
• Geschenk bei einer Betriebsveranstaltung: zählt zu deren Kosten und damit zum Freibetrag von 110 Euro. Die Finanzverwaltung lässt das für Geschenke bis 60 Euro je Arbeitnehmer ohne Einzelprüfung zu.
• Pauschalsteuer nach § 37b Abs. 2 EStG, 30 Prozent: Die Lohnsteuer trägt der Verein, beitragsfrei ist das Geschenk dadurch aber nicht. Beim Minijob zählt es zum Arbeitsentgelt.

Ein Beispiel: Die Platzwartin verdient 560 Euro im Monat. Ein Sachgeschenk für 45 Euro im Dezember ohne weiteren Sachbezug bleibt außer Ansatz, der Minijob ist nicht berührt. 50 Euro in bar sind Arbeitslohn, der Dezember kommt damit auf 610 Euro. Maßgeblich ist aber das Jahr: 12 mal 560 Euro plus 50 Euro ergeben 6.770 Euro, die Grenze liegt bei 12 mal 603 Euro, also 7.236 Euro. Der Minijob bleibt bestehen. Planen Sie höhere oder wiederkehrende Zahlungen, klären Sie das vorher mit Ihrer Lohnabrechnung.

Die Mitgliederfeier ist keine Betriebsveranstaltung

Der Freibetrag von 110 Euro gilt je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Weihnachtsfeiern nennt das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 ausdrücklich als Beispiel. Es setzt aber voraus, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzt.

Auf der Weihnachtsfeier eines Vereins sitzen überwiegend Mitglieder. Für den Minijobber, der mitfeiert, ist sie deshalb keine Betriebsveranstaltung, und die 110 Euro stehen ihm dort nicht zu. Nimmt er wie jedes andere Mitglied teil, spricht viel dafür, seinen Anteil als Annehmlichkeit für Mitglieder zu behandeln. Geregelt ist dieser Fall nicht.

Eine eigene Runde für die Beschäftigten ist dagegen eine Betriebsveranstaltung, wenn alle Beschäftigten eingeladen sind. Dort wird genauso gerechnet: Kosten durch die Anwesenden, der Anteil einer Begleitperson zählt beim Arbeitnehmer mit. Was über 110 Euro liegt, kann der Verein mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Dieser Teil ist dann beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

• Sechs Beschäftigte, zwei bringen eine Begleitung mit, Kosten 640 Euro: 640 Euro geteilt durch 8 Anwesende ergibt 80 Euro je Kopf.
• Ohne Begleitung: 80 Euro, unter dem Freibetrag, steuerfrei.
• Mit Begleitung: 160 Euro, davon 50 Euro über dem Freibetrag. Pauschal versteuert bleiben sie beitragsfrei, der Minijob ist nicht berührt.

Der Rechenbogen in sieben Schritten

Der Rechenbogen bringt die drei Gruppen auf ein Blatt. Er ersetzt keine Beratung, aber er zeigt, bei welcher Person Sie nachfragen müssen. Füllen Sie ihn bei der Planung mit Schätzwerten aus und nach der Feier mit den tatsächlichen Zahlen.

• 1. Kosten der Feier sammeln, brutto: Raum, Essen, Getränke, Musik, Dekoration, Geschenke, die auf der Feier überreicht werden.
• 2. Anwesende zählen, nicht Zusagen: Mitglieder, Begleitpersonen, Beschäftigte, Gäste.
• 3. Kopfanteil berechnen: Kosten geteilt durch Anwesende.
• 4. Jede Person einer Gruppe zuordnen. Wer in zwei Gruppen ist, bekommt zwei Zeilen.
• 5. Geschenke außerhalb der Feier je Person addieren, getrennt nach Anlass.
• 6. Gegen die Grenze der Gruppe prüfen: Prüfwert 60 Euro im Jahr, Restfreibetrag der Pauschale, 50 oder 110 Euro.
• 7. Ergebnis vermerken und den Bogen zu den Belegen der Feier nehmen.

Schritt 7 ist der Teil, den Vereine am häufigsten auslassen. Fragt das Finanzamt Jahre später nach, ist der ausgefüllte Bogen der Nachweis, dass der Vorstand die Grenzen geprüft hat.

Wie Bundaris Feier und Kosten abbildet, und wo die Grenze liegt

Bundaris rechnet den Bogen nicht für Sie und erstellt keine Lohnabrechnung. Die Software liefert zwei Zahlen, die der Bogen braucht, und beide nur zum Teil.

Die erste ist die Zahl der Anwesenden. Legen Sie die Feier als Termin an, sagen Mitglieder zu oder ab; ist eine Höchstzahl gesetzt, kommen weitere Zusagen auf eine Warteliste. Nach der Feier markiert die Leitung bei jedem Mitglied, das zugesagt hat, „erschienen“, „abwesend“ oder „entschuldigt“. Die Zahl der Erschienenen ist der Ausgangspunkt für Schritt 2. Mitglieder, die ohne Zusage gekommen sind, lassen sich nicht nachtragen. Sie zählen sie von Hand dazu, ebenso Begleitpersonen und Gäste ohne Mitgliedschaft, die sich in der Oberfläche nicht erfassen lassen. Ist die Stundenerfassung eingeschaltet, schreibt Bundaris jedem erschienenen Mitglied außerdem die Dauer des Termins als Helferstunden gut. Ausgenommen sind nur Termine der Kategorie Versammlung; prüfen Sie nach einer Feier deshalb die Stundenkonten.

Die zweite ist die Sphäre der Kosten. Bundaris führt sie am Buchungskonto, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wertet danach aus. Ausgaben mit Beleg buchen Sie auf eines von 14 festen Aufwandskonten. „Veranstaltungskosten“ und „Catering und Bewirtung“ stehen dort im Zweckbetrieb. Für eine Feier, die der Verein seinen Mitgliedern ausrichtet, ist das meist nicht die richtige Sphäre.

Eine andere Zuordnung erreichen Sie über eine Handbuchung auf ein selbst angelegtes Konto mit eigener Sphäre. Nutzen Sie Kostenstellen, ordnen Sie die Buchung dabei der Feier zu und lesen die Summe in der Saldenliste ab. Eine Handbuchung trägt allerdings keinen hochgeladenen Beleg. Welche Sphäre richtig ist, klären Sie einmal mit Ihrer Steuerberatung.

Was die Software nicht weiß: wer welches Geschenk bekommen hat. In der Ausgabe steht der Händler, nicht der Empfänger. Die Summe je Person führt deshalb der Rechenbogen, nicht Bundaris.