Erweitertes Führungszeugnis im Verein: Wer muss es vorlegen, und was darf der Verein festhalten?

Wer im Verein ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen muss

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für alle Vereine gibt es nicht. Die Pflicht entsteht auf zwei Wegen.

Der erste Weg führt über das Jugendamt. Nach § 72a Abs. 4 SGB VIII sollen die Jugendämter mit den Trägern der freien Jugendhilfe Vereinbarungen schließen. Darin wird festgelegt, welche neben- oder ehrenamtlichen Tätigkeiten nur nach Einsicht in ein erweitertes Führungszeugnis ausgeübt werden dürfen. Vereine mit Kinder- und Jugendarbeit, die Fördermittel der öffentlichen Jugendhilfe erhalten, haben eine solche Vereinbarung häufig unterschrieben — oft schon vor Jahren, durch einen früheren Vorstand. Ob es sie gibt, erfahren Sie im Vereinsarchiv oder beim Jugendamt Ihres Kreises.

Der zweite Weg ist die eigene Entscheidung des Vereins. Nach § 30a Abs. 1 BZRG erhält jede Person ein erweitertes Führungszeugnis, wenn sie es für die Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger oder eine vergleichbare Tätigkeit benötigt. Ein Verein darf es also auch ohne Vereinbarung verlangen, etwa in seinem Schutzkonzept.

Für hauptamtlich Beschäftigte gilt ein strengerer Maßstab: § 72a Abs. 1 und 2 SGB VIII sehen für sie die Vorlage unabhängig von Art und Dauer des Kontakts vor, soweit der Verein Aufgaben der Jugendhilfe wahrnimmt.

Art, Intensität, Dauer: die Prüfung, die der Verein dokumentieren muss

Für neben- und ehrenamtlich Tätige verlangt das Gesetz keine pauschale Vorlage. Maßgeblich ist nach § 72a Abs. 4 Satz 2 SGB VIII, ob die Tätigkeit wegen Art, Intensität und Dauer des Kontakts zu Kindern und Jugendlichen eine Einsicht erfordert. Viele Vereinbarungen verpflichten den Verein zusätzlich, diese Entscheidung schriftlich festzuhalten — auch dann, wenn sie „kein Führungszeugnis nötig“ lautet.

In der Praxis fragen die Prüfschemata der Jugendämter drei Dinge ab:

• Art: Entsteht ein Vertrauens- oder Abhängigkeitsverhältnis, etwa durch Training, Unterricht oder Betreuung? Ist die Person mit einzelnen Kindern allein?
• Intensität: Gibt es Körperkontakt, Hilfestellung, Umkleide- oder Übernachtungssituationen? Findet die Tätigkeit ohne weitere Erwachsene statt?
• Dauer: Ist der Kontakt regelmäßig und mit denselben Kindern, oder einmalig und in einer offenen Gruppe?

Typische Ergebnisse: Wer wöchentlich eine Jugendmannschaft trainiert oder eine Ferienfreizeit mit Übernachtung begleitet, legt in aller Regel ein Zeugnis vor. Wer beim Kinderfest einmalig am Kuchenstand hilft, in der Regel nicht. Dazwischen liegen die Fälle, die eine dokumentierte Entscheidung brauchen — etwa der regelmäßige Fahrdienst für einzelne Kinder. Der Dokumentationsbogen zum Download enthält dafür ein Prüffeld je Person.

Ohne schriftliche Aufforderung des Vereins kein erweitertes Zeugnis

Das erweiterte Führungszeugnis kann niemand einfach für sich beantragen. Nach § 30a Abs. 2 BZRG muss die antragstellende Person eine schriftliche Aufforderung vorlegen, in der die verlangende Stelle bestätigt, dass die Voraussetzungen vorliegen. Diese Aufforderung stellt der Verein aus.

Fehlt sie, erhält die Person beim Bürgeramt nur das einfache Führungszeugnis. Darin fehlen Verurteilungen, die gerade für die Arbeit mit Kindern relevant sind, weil das erweiterte Zeugnis bestimmte Sexualdelikte auch unterhalb der sonst geltenden Aufnahmegrenzen enthält. Ein einfaches Zeugnis erfüllt die Vereinbarung mit dem Jugendamt deshalb nicht.

Praktisch ist es, die Aufforderung und die Bestätigung für die Gebührenbefreiung in einem Schreiben zu verbinden. Dann braucht die Person nur ein Papier. Die Vorlage zum Download ist so aufgebaut.

Gebührenfrei für Ehrenamtliche, nicht für die bezahlte Trainerin

Ein Führungszeugnis kostet 13 Euro (Nummer 1130 der Anlage zum JVKostG). Die Gebühr entfällt nach dem Merkblatt des Bundesamts für Justiz, wenn das Zeugnis für eine ehrenamtliche Tätigkeit für eine gemeinnützige Einrichtung benötigt wird. Die Befreiung ist in diesem Fall gesetzlich vorgegeben, kein Ermessen. Nachweisen muss die Person sie mit einer Bestätigung des Vereins.

Die Befreiung setzt eine ehrenamtliche Tätigkeit voraus. Anders liegt es bei einer bezahlten Anstellung: Das Merkblatt schließt eine Befreiung für eine „haupt- oder nebenamtliche berufliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Einrichtung“ ausdrücklich aus. Die Trainerin im Minijob zahlt also die Gebühr. Viele Vereine erstatten sie ihr — das ist zulässig und sollte als Auslage gebucht werden.

Die Bestätigung des Vereins darf deshalb nur „ehrenamtlich“ lauten, wenn das stimmt. Wer unsicher ist, ob aus dem Ehrenamt eine Anstellung geworden ist, findet die Abgrenzung im Ratgeber zum Verein als Arbeitgeber.

Drei Angaben, mehr nicht: was der Verein festhalten darf

Nach § 72a Abs. 5 SGB VIII dürfen Träger der freien Jugendhilfe aus dem eingesehenen Zeugnis nur drei Daten erheben und speichern: den Umstand der Einsichtnahme, das Datum des Führungszeugnisses und die Information, ob die Person wegen einer der dort genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt ist.

Daraus folgen drei Regeln für den Vereinsalltag:

• Keine Kopie, kein Scan, kein Foto. Das Zeugnis wird eingesehen und der Person zurückgegeben. Auch eine verschlüsselte Ablage ändert daran nichts — das Gesetz begrenzt die Daten, nicht nur den Zugriff.
• Keine weiteren Angaben aus dem Zeugnis, auch keine Notiz zu Einträgen, die nichts mit dem Kinderschutz zu tun haben.
• Zugriff nur für die Personen, die die Eignung prüfen. § 72a Abs. 5 Satz 3 SGB VIII verlangt, die Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Eine Tabelle, die der ganze Vorstand per Mail weiterleitet, erfüllt das nicht.

Die Daten dürfen nach Satz 2 nur verwendet werden, um die Eignung für genau die Tätigkeit zu prüfen, die Anlass der Einsicht war. Der Dokumentationsbogen zum Download hat deshalb genau drei Datenfelder je Person und keine Spalte für Bemerkungen.

Sechs Monate, nicht drei: die Löschfrist, die sich 2021 geändert hat

Viele Merkblätter und Vereinsordnungen nennen noch eine Löschfrist von drei Monaten nach Ende der Tätigkeit. Das war die Fassung bis zum 9. Juni 2021. Mit dem Kinder- und Jugendstärkungsgesetz gilt seit dem 10. Juni 2021: Die Daten sind spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit zu löschen (§ 72a Abs. 5 Satz 5 SGB VIII).

Zwei Punkte dazu werden oft übersehen. Erstens läuft die Frist ab der letzten tatsächlichen Tätigkeit, nicht ab einem formalen Austritt aus dem Trainerteam. Wer nach der Saison einfach nicht mehr kommt, löst die Frist mit dem letzten Training aus. Zweitens gibt es eine zweite, kürzere Pflicht: Übt die Person die Tätigkeit nach der Einsichtnahme gar nicht aus, sind die Daten unverzüglich zu löschen (Satz 4).

Die sechs Monate sind eine Höchstfrist. Eine kürzere interne Regel ist zulässig, eine längere nicht. Sinnvoll ist ein fester Prüftermin, etwa zweimal im Jahr, an dem die Jugendleitung die Liste durchgeht.

Drei Monate alt, fünf Jahre gültig: woher diese Fristen kommen

Zwei Zahlen hört fast jeder Verein: Das Zeugnis darf bei Vorlage nicht älter als drei Monate sein, und spätestens nach fünf Jahren ist ein neues vorzulegen. Beide stehen nicht im Gesetz. § 72a SGB VIII sagt zur Wiederholung nur, dass die Einsicht für die Tätigkeit erfolgen muss; Fristen legen die Vereinbarungen fest.

Die Vereinbarung des Landkreises Konstanz (Stand März 2025) ist ein typisches Beispiel: Das Zeugnis darf bei Vorlage nicht älter als drei Monate sein, nach spätestens fünf Jahren ist ein aktuelles vorzulegen, und die Vorlage muss vor Beginn der Tätigkeit erfolgen. Andere Jugendämter regeln es ähnlich, aber nicht immer gleich.

Maßgeblich für Ihren Verein ist deshalb die eigene Vereinbarung. Steht dort nichts, sind drei Monate und fünf Jahre ein vertretbarer Maßstab, den Sie in Ihrem Schutzkonzept festschreiben können.

Wenn jemand kurzfristig einspringt

Der Trainer fällt aus, ein Elternteil übernimmt für zwei Wochen. Ein erweitertes Führungszeugnis ist in dieser Zeit nicht zu bekommen; die Bearbeitung dauert in der Regel mehrere Wochen.

Manche Vereinbarungen sehen für diesen Fall eine Selbstverpflichtungserklärung vor. Die Vereinbarung des Landkreises Konstanz etwa verlangt sie, wenn eine Tätigkeit so spontan entsteht, dass eine Vorlage nicht möglich ist. Die Erklärung ersetzt das Zeugnis nicht dauerhaft. Bleibt die Person länger, gilt die normale Regel.

Sieht Ihre Vereinbarung keine solche Lösung vor, hilft die Organisation: die Vertretung nie allein mit den Kindern lassen, sondern gemeinsam mit einer Person, deren Zeugnis vorliegt. Damit sinkt die Intensität des Kontakts, und die Prüfung nach Abschnitt 2 kann anders ausfallen.

Der Ablauf im Verein in sechs Schritten

So läuft die Einsicht ab, wenn eine neue Person mit Kindern arbeiten soll:

• 1. Prüfen: Die Jugendleitung bewertet Art, Intensität und Dauer und hält das Ergebnis im Dokumentationsbogen fest.
• 2. Auffordern: Der Verein stellt die schriftliche Aufforderung nach § 30a Abs. 2 BZRG aus, bei Ehrenamtlichen zusammen mit der Bestätigung für die Gebührenbefreiung.
• 3. Beantragen: Die Person beantragt das Zeugnis beim Bürgeramt oder online beim Bundesamt für Justiz und legt das Schreiben vor beziehungsweise lädt es hoch.
• 4. Einsehen: Die Person zeigt das Zeugnis einer berechtigten Person im Verein. Diese trägt Datum der Einsicht, Ausstellungsdatum und das Ergebnis ein und gibt das Zeugnis zurück.
• 5. Wiedervorlage setzen: Ausstellungsdatum plus die Frist aus der Vereinbarung, meist fünf Jahre.
• 6. Löschen: Endet die Tätigkeit, wird das Datum der letzten Ausübung eingetragen; spätestens sechs Monate danach wird die Zeile gelöscht.

Steht im Zeugnis eine einschlägige Verurteilung, darf die Person die Tätigkeit nicht übernehmen. Das Gespräch darüber führt die Vorstandsperson, die die Einsicht genommen hat — vertraulich und ohne Weitergabe des Grundes im Verein.

Wie Bundaris die Übersicht unterstützt, und wo die Grenze liegt

Bundaris führt heute keine eigene Frist für Führungszeugnisse. Für die Übersicht, wer im Verein mit Kindern arbeitet, genügt ein Schlagwort, in Bundaris „Tag“ genannt: Markieren Sie die betroffenen Personen in der Mitgliederverwaltung mit einem Tag wie „Jugendbetreuung“, dann zeigt der Filter der Mitgliederliste genau diese Gruppe. Das ist die Liste, mit der die Jugendleitung zweimal im Jahr den Dokumentationsbogen abgleicht.

Was Bundaris bewusst nicht anbietet: das Zeugnis selbst abzulegen. Die Mitglieder-Dokumentenablage verschlüsselt Dateien zwar, aber § 72a Abs. 5 SGB VIII erlaubt keine Kopie, gleich wie sicher sie liegt. Laden Sie dort keine Führungszeugnisse hoch. Die drei zulässigen Angaben gehören in den Dokumentationsbogen, der bei der Jugendleitung bleibt.