Vereinssoftware mitten im Jahr wechseln: Wie gelingt der Übergang?

Der Stichtag: zwischen zwei Beitragsläufen

Der einfachste Stichtag ist der Jahreswechsel, weil das alte Programm dann das Jahr abschließt und das neue mit den Anfangsbeständen beginnt. Zwei Programme für ein Geschäftsjahr gibt es in diesem Fall nicht.

Mitten im Jahr legen Sie den Stichtag so, dass er hinter dem letzten Beitragslauf im Altsystem liegt und vor der nächsten Vorabankündigung. Damit ist jeder Beitragszeitraum genau einem der beiden Programme zugeordnet. Bei einem Jahresbeitrag, der im Januar eingezogen wurde, rechnet das neue Programm erst den nächsten Jahresbeitrag ab, bei monatlichem Einzug den ersten Monat nach dem Stichtag.

Wählen Sie dafür einen Monatsanfang, besser noch einen Quartalsanfang. Kontoauszug und Kassenbuch haben dann einen klaren Schnitt, und der Endbestand im alten Programm lässt sich mit dem Auszug abgleichen. Rechnen Sie außerdem mit Nachläufern aus dem letzten Einzug im Altsystem. Ein Mitglied kann eine Lastschrift bis zu acht Wochen nach der Belastung zurückgeben, und diese Rückbuchung kommt dann im neuen Zeitraum an.

• Jahreswechsel: kein zweites Programm im selben Jahr, Anfangsbestände statt Überleitung.
• Unterjährig: Stichtag nach dem letzten Einzug im Altsystem und vor der nächsten Vorabankündigung.
• Kein Beitragszeitraum wird in beiden Programmen abgerechnet.
• Stichtag als Datum festhalten, im Vorstand beschließen und der Steuerberatung mitteilen.

SEPA-Mandate: Was mit Referenz und Unterschriftsdatum passieren muss

Ein Lastschriftmandat besteht zwischen Ihrem Verein und dem Mitglied, nicht zwischen Mitglied und Software. Es bleibt gültig, solange drei Angaben gleich bleiben: Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenz und das Datum der Unterschrift. Ein neues Mandat brauchen Sie für den Wechsel deshalb nicht.

Ändert sich dagegen die Mandatsreferenz, behandelt das Regelwerk des European Payments Council das als Mandatsänderung. Der Gläubiger muss sie mit der nächsten Lastschrift übermitteln und dort den Grund der Änderung angeben. Das Datum der Unterschrift bleibt nach demselben Regelwerk über die gesamte Laufzeit des Mandats unverändert.

Für den Wechsel heißt das: Der Export aus dem Altsystem muss beide Werte enthalten, und das neue Programm muss sie unverändert übernehmen. Prüfen Sie das an einer Stichprobe von Mitgliedern, bevor Sie den ersten Einzug aus dem neuen Programm starten.

Die erste Lastschrift aus dem neuen Programm darf als Erstlastschrift laufen, auch wenn das Mandat schon Jahre besteht. Seit November 2016 ist dieser Sequenztyp bei der Basislastschrift optional, und eine Erstlastschrift wird wie eine Folgelastschrift verarbeitet. Was Banken an Lastschriftdateien sonst beanstanden, steht im Ratgeber zur SEPA-Lastschrift.

• Gläubiger-ID: bleibt gleich, sie hängt am Verein und nicht am Programm.
• Mandatsreferenz: aus dem Altsystem exportieren und unverändert übernehmen.
• Unterschriftsdatum: ebenfalls exportieren; ein Ersatzdatum steht sonst in jeder künftigen Lastschrift.
• Bankverbindung: aktueller Stand zum Stichtag, auch Änderungen seit dem letzten Einzug.
• Online erteilte Mandate: Nachweis aus dem Altsystem sichern, solange das Mandat besteht.

Ein Geschäftsjahr in zwei Programmen: die Eröffnungswerte

Bei einem Wechsel mitten im Jahr stehen die Buchungen bis zum Stichtag im alten Programm, alle späteren im neuen. Das neue Programm braucht deshalb Anfangswerte zum Stichtag: den Bestand jedes Bankkontos, den Kassenbestand und gegebenenfalls offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Diese Werte stammen aus dem Altsystem und müssen mit Kontoauszug und Kassenzählung zum Stichtag übereinstimmen.

Für die Steuerberatung entstehen damit zwei Dateien für dasselbe Jahr. Die erste enthält die Buchungen aus dem Altsystem bis zum Stichtag, die zweite die Buchungen aus dem neuen Programm ab dem Stichtag. Kritisch ist die Eröffnungsbuchung in der zweiten Datei, denn sie wiederholt einen Bestand, den die erste Datei schon ergibt. Führt die Kanzlei den Bankbestand weiter und importiert zusätzlich die Eröffnungsbuchung, steht er doppelt im Konto.

Klären Sie deshalb vor dem ersten Export, wie die Kanzlei die Werte führen will. Manche wollen die Eröffnungsbuchung in der Datei, andere buchen den Übergang selbst und filtern die Buchung heraus. Halten Sie die Absprache schriftlich fest, mit Stichtag, Konten und Beträgen.

• Endbestände im Altsystem zum Stichtag: jedes Bankkonto, Kasse, Geldtransit.
• Gegenprobe: Endbestand gleich Kontoauszug und Kassenzählung zum Stichtag.
• Offene Forderungen und Verbindlichkeiten als Liste mit Betrag und Person.
• Absprache mit der Steuerberatung: Eröffnungsbuchung in der Datei oder nicht.
• Die Belege bis zum Stichtag bleiben dem alten Programm zugeordnet.

Offene Beiträge aus dem Altsystem

Zum Stichtag gibt es fast immer offene Beiträge: Rücklastschriften, Überweiser, die noch nicht gezahlt haben, laufende Mahnungen. Für jede dieser Forderungen braucht es genau ein Programm, in dem sie bis zur Zahlung geführt wird.

Am übersichtlichsten bleibt die Forderung dort, wo sie entstanden ist, denn das Altsystem kennt Rechnung, Mahnstufe und Verlauf. Der Zahlungseingang erscheint aber auf dem Bankkonto, das ab dem Stichtag im neuen Programm gebucht wird. Dort braucht die Buchung einen eindeutigen Verwendungszweck, und im Altsystem muss die Forderung als bezahlt vermerkt werden.

Wie die Zahlung im neuen Programm gebucht wird, hängt an der Absprache zu den Eröffnungswerten. Steht die Forderung als Eröffnungswert im Konto Forderungen, gleicht die Zahlung dieses Konto aus. Erfassen Sie Einnahmen dagegen erst bei Zahlungseingang, ist dieselbe Zahlung eine Beitragseinnahme. Wer beide Wege mischt, zählt den Beitrag doppelt oder gar nicht.

• Liste aller offenen Posten zum Stichtag: Mitglied, Rechnungsnummer, Betrag, Mahnstufe.
• Je Posten festlegen, in welchem Programm er bis zur Zahlung geführt wird.
• Zahlungseingänge nach dem Stichtag gegen die Liste abgleichen und im Altsystem ausbuchen.
• Rücklastschriften aus dem letzten Einzug im Altsystem gesondert verfolgen.

Zuwendungsbestätigung: ein Jahr, zwei Quellen

Viele Vereine stellen Spendern nach Jahresende eine Sammelbestätigung aus, die die Zuwendungen eines Kalenderjahres umfasst. Nach einem Wechsel liegen die Spenden bis zum Stichtag im Altsystem und die späteren im neuen Programm.

Damit die Bestätigung vollständig ist und keine Spende zweimal enthält, führen Sie beide Quellen an einer Stelle zusammen. Üblich ist, die Spenden aus dem Altsystem mit ihrem ursprünglichen Datum im neuen Programm zu erfassen. Ausgenommen bleiben Spenden, für die das Altsystem schon eine Einzelbestätigung ausgestellt hat, denn sie gehören nicht noch einmal in die Sammelbestätigung.

Achten Sie darauf, dass das Nacherfassen keine zweite Buchung erzeugt, weil die Einnahme im Altsystem bereits gebucht ist. Pflichtangaben und amtliches Muster behandelt der Ratgeber zur Spendenbescheinigung.

• Export aus dem Altsystem: alle Spenden des laufenden Jahres mit Datum, Betrag, Spender und Art.
• Je Spende vermerken, ob schon eine Einzelbestätigung ausgestellt wurde.
• Nur die noch nicht bestätigten Spenden im neuen Programm nacherfassen.
• Summe je Spender in beiden Quellen gegen die Sammelbestätigung abgleichen.

Das Altsystem erst nach dem vollständigen Export kündigen

Die Buchungen und Belege aus dem alten Programm bleiben auch nach dem Wechsel aufbewahrungspflichtig. Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, steht im Ratgeber zu den GoBD.

Wichtiger für den Wechsel ist der Datenzugriff der Finanzverwaltung. In einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Programm selbst zur Prüfung nutzen. Es kann stattdessen auch eine Auswertung nach seinen Vorgaben oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO).

Für den Systemwechsel enthält dieselbe Vorschrift eine eigene Regel. Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Bei einem Wechsel zum 01.04.2027 zählen also die Jahre 2028 bis 2032 mit. Ab dem 01.01.2033 reicht der Datenträger, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.

Klären Sie deshalb mit dem bisherigen Anbieter, ob ein Lesezugang über das Vertragsende hinaus möglich ist. Was in Ihrem Fall genügt, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Beim Datenschutz gilt eine weitere Regel: Nach Vertragsende muss der Anbieter als Auftragsverarbeiter die Daten nach Wahl des Vereins löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Treffen Sie diese Wahl schriftlich, und zwar erst nach dem vollständigen Export.

• Vertrag mit dem Altsystem nicht vor dem Stichtag kündigen, Kündigungsfrist danach planen.
• Vollständigen Export ziehen und auf Lesbarkeit prüfen, bevor der Zugang endet.
• Lesezugang oder Archivlösung beim Anbieter bis zum Ende der Fünf-Jahres-Frist erfragen.
• Schriftlich Rückgabe oder Löschung wählen und eine Löschbestätigung anfordern.
• Verfahrensdokumentation fortschreiben: welches Programm ab wann, wo die Altdaten liegen.

Kassenprüfung im Wechseljahr

Die Kassenprüfer prüfen das ganze Geschäftsjahr und damit beide Zeiträume. Sie brauchen die Auswertungen aus dem Altsystem bis zum Stichtag und aus dem neuen Programm ab dem Stichtag, dazu eine Überleitung, die beide Teile verbindet.

Die Überleitung zeigt für jedes Konto den Endbestand im Altsystem und den Eröffnungswert im neuen Programm, mit dem Kontoauszug zum Stichtag als Beleg. Beide Werte müssen gleich sein, ein Unterschied ist eine Feststellung für den Prüfbericht. Wie die Prüfung im Ganzen abläuft, steht im Ratgeber zur Kassenprüfung.

• Auswertungen bis zum Stichtag aus dem Altsystem, als Datei gesichert.
• Auswertungen ab dem Stichtag aus dem neuen Programm.
• Überleitung je Konto: Endbestand alt, Eröffnungswert neu, Kontoauszug.
• Liste der offenen Posten zum Stichtag und ihr Stand am Jahresende.

Wie Bundaris den Wechsel mitten im Jahr abbildet, und wo die Grenze liegt

Mitglieder kommen in Bundaris über eine CSV- oder Excel-Datei an. Sie ordnen die Spalten zu, sehen eine Vorschau und übernehmen erst dann, und Spalten, die Bundaris nicht kennt, bleiben als Zusatzfeld beim Mitglied erhalten. Den gesamten Import können Sie innerhalb von 48 Stunden zurücknehmen, solange noch keine Rechnungen oder Verträge bestehen. Was die Funktion im Einzelnen übernimmt, zeigt die Seite zum Softwarewechsel.

Steht in der Datei eine Spalte mit der Mandatsreferenz, übernimmt Bundaris sie unverändert, ebenso das Datum der Unterschrift. Fehlt die Referenz, vergibt Bundaris eine neue. Angaben zu einer Mandatsänderung schreibt Bundaris nicht in die Lastschriftdatei, deshalb sollte die Referenz aus dem Altsystem mitkommen. Fehlt das Datum, setzt Bundaris das Eintrittsdatum oder den Importtag ein und nennt in der Vorschau die Zahl dieser Mandate, bevor etwas geschrieben wird.

Referenz und Datum lassen sich nur über den Import übernehmen, denn ein von Hand angelegtes Mandat bekommt eine neue Referenz und das heutige Datum. Die erste Lastschrift je Mandat läuft in Bundaris als Erstlastschrift, alle weiteren als Folgelastschrift. Da Bundaris die Einzüge des Altsystems nicht kennt, starten Sie den ersten Beitragslauf für den ersten Zeitraum, den das Altsystem nicht abgerechnet hat.

Offene Rechnungen übernimmt der Import nicht, und eine eigene Funktion für Eröffnungswerte gibt es nicht. Die Anfangsbestände buchen Sie von Hand mit Datum und Konten, etwa Soll 1200 Bank an Haben 0800 Vereinsvermögen. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigt nur Ertrags- und Aufwandskonten und bleibt davon unberührt. Der DATEV-Export schreibt diese Buchung allerdings wie jede andere, ohne Kennzeichnung als Eröffnungswert, deshalb stimmen Sie den Umgang vorher mit der Kanzlei ab.

Spenden aus dem Altsystem erfassen Sie mit ihrem ursprünglichen Datum, ohne dass dabei eine Buchung entsteht. Die Sammelbestätigung fasst alle Spenden eines Mitglieds im Kalenderjahr zusammen, die noch nicht bescheinigt sind. Tragen Sie deshalb nur Spenden nach, für die das Altsystem keine Bestätigung ausgestellt hat.