Funktion · Softwarewechsel
Wechseln, ohne bei null anzufangen.
Der Wechsel scheitert selten an der neuen Software. Er scheitert an der Frage, was aus Ihren Mitgliedern und ihren Lastschriften wird. Bei uns kommen beide mit: zuletzt 32.823 Mitglieder samt 32.816 SEPA-Mandaten, in einem einzigen Durchgang. Kein Mitglied musste neu unterschreiben.
GoBD-konform · DSGVO-sauber · Aus Deutschland
Keine Kreditkarte.
Was Vereine vom Wechsel abhält
- ·Was mit den SEPA-Mandaten passiert — Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum müssen mitkommen, sonst fehlt die Einzugsgrundlage.
- ·Ob nach der Übernahme wirklich alles drin ist, prüft niemand nach — bei tausend Mitgliedern zählt das keiner durch.
- ·Spalten, die das neue System nicht kennt, fallen weg. Auffallen tut es Monate später, wenn jemand die Bootsplatz-Nummer sucht.
- ·Und wenn es schiefgeht, stehen Sie ohne funktionierende Verwaltung da — mitten im Beitragsjahr.
Was beim Wechsel mitkommt
Kein einziger Brief an Ihre Mitglieder
Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum kommen mit. Sie bleiben Gläubiger, Ihre Gläubiger-ID bleibt Ihre — damit bleiben alle erteilten Mandate gültig. 32.816 Mandate haben diesen Weg bereits genommen.
Fünfstellig ist kein Sonderfall
Ein realer Vollexport mit 32.921 Sätzen in 31 Spalten: 32.823 Mitglieder übernommen, von 32.914 Bankverbindungen keine einzige beanstandet, eine einzige inhaltliche Anmerkung im gesamten Bestand. Zweimal eingelesen, beide Male dasselbe Ergebnis. Ist Ihr Bestand kleiner, ist er für uns Routine.
Mitglieder samt Zuordnung
Mitgliedsnummer, Eintritts- und Austrittsdatum und Familienverbund mit Zahler landen in den vorgesehenen Feldern, weitere Angaben wie die Beitragsklasse als Zusatzfeld. Steht die Mitgliedsnummer in Ihrer Datei, behält jedes Mitglied seine Nummer.
Unbekannte Spalten bleiben erhalten
Eine Spalte, die Bundaris nicht kennt, landet beim Mitglied als Zusatzfeld. Eine ungültige IBAN wird nicht gelöscht, sondern im Original gespeichert, mit Hinweis versehen und zur Prüfung markiert.
Vorschau, bevor etwas geschrieben wird
Vor der Übernahme zeigt eine Vorschau, wie viele Mitglieder ankommen und wie viele Zeilen Warnungen haben oder übersprungen werden. Erst Ihr Klick übernimmt. Passt etwas nicht, nehmen Sie den gesamten Import innerhalb von 48 Stunden zurück, solange noch keine Rechnungen gestellt sind.
CSV oder Excel hochladen, Spalten zuordnen
Liste als CSV oder Excel hochladen, Spalten zuordnen, Vorschau ansehen, übernehmen. Bundaris schlägt die Zuordnung vor; wer regelmäßig dasselbe Format einliest, speichert sie als Profil.
Standards, die nicht verhandelbar sind.
DSGVO-konform
AVV inklusive. Verfahrensverzeichnis vorausgefüllt.
Hosting in Deutschland
Daten in deutschen Rechenzentren. Eigene Datenbank pro Organisation.
GoBD § 146 AO
Festschreibung mit DB-Trigger. Storno statt Löschen.
Eigene Mail-Domain
Versand und Antworten unter Ihrer Domain.
Häufig gefragt.
Müssen wir die SEPA-Mandate neu einholen?
Nein. Enthält Ihr Export die Mandatsreferenz und das Unterschriftsdatum, werden beide übernommen. Sie bleiben Gläubiger und behalten Ihre Gläubiger-ID, damit bleiben die erteilten Mandate gültig. Fehlt in der Datei eine Referenz, vergibt Bundaris eine neue.
Läuft der erste Beitragseinzug dann sofort normal?
Die erste Abbuchung nach dem Wechsel läuft als Erstlastschrift, weil in Bundaris noch keine Einzugshistorie zu den Mandaten existiert. Das ist zulässig und für die Mitglieder nicht erkennbar — alle weiteren laufen als Folgelastschrift.
Was passiert mit Spalten, die Bundaris nicht kennt?
Die gehen nicht verloren. Der Inhalt wird beim Mitglied als Zusatzfeld gespeichert und ist im Datenblatt sichtbar.
Können wir den Import rückgängig machen?
Ja, innerhalb von 48 Stunden als Ganzes. Eine Ausnahme: Wurden an Mitglieder aus dem Import bereits Rechnungen gestellt, greift die GoBD-Aufbewahrungspflicht und der Bestand bleibt bestehen.
Wir arbeiten bisher mit Excel — passt das hier für uns?
Ja, der Weg ist derselbe: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, übernehmen. Ein Unterschied bleibt bei den Lastschriften — Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum kommen nur mit, wenn sie in der Tabelle auch gepflegt wurden. Fehlen sie, vergibt Bundaris neue Referenzen; die unterschriebenen Mandate Ihrer Mitglieder bleiben davon unberührt.
Rechtliche Grundlagen im Detail: SEPA-Lastschrift
Mehr von Bundaris
Beiträge & SEPA
Beitragsstufen einmal anlegen, Rechnungen und SEPA-Lastschriftdatei aus dem Beitragslauf, Mahnwesen mit Vorlagen. Schluss mit der Excel-Krücke.
Mitglieder-Portal
Eigener Zugang für jedes Mitglied: Stammdaten selbst pflegen, Beitragsstand einsehen, digitale Mitgliedskarte, Termine zusagen.
GoBD-Buchhaltung
Doppelte Buchführung mit Festschreibung nach § 146 AO. Storno statt Löschen, jede Buchung protokolliert — der Steuerberater nickt zufrieden.
Spendenbescheinigung
Zuwendungsbestätigungen als PDF, angelehnt an das amtliche Muster — einzeln oder als Jahres-Sammelbestätigung für Mitglieder.
Alle Module
Mitglieder, Spenden, Kommunikation und mehr — Übersicht.
Probieren Sie es einfach aus.
Kostenlos starten. Keine Karte, keine Verpflichtung.