E-Rechnung im Verein: Welche Rechnung ist wirklich betroffen?

Die Pflicht, die schon gilt, ist die Empfangspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn der Rechnungsempfänger der Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG unterliegt — die Finanzverwaltung hat das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich klargestellt.

Für den Versand gilt dagegen bis heute eine Übergangsregelung: Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder als einfaches PDF übermittelt werden. Wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, darf das sogar bis zum 31. Dezember 2027.

Daraus ergibt sich die Lage, in der sich fast jeder Verein befindet: Beim Ausstellen haben Sie Zeit bis 2028. Beim Annehmen war der Stichtag vor über eineinhalb Jahren.

Ist Ihr Verein überhaupt Unternehmer?

Die Empfangspflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft an, nicht an die Rechtsform und nicht an die Gemeinnützigkeit. Unternehmer ist nach § 2 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt, also nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt.

Ein Verein, der ausschließlich echte Mitgliedsbeiträge und Spenden einnimmt, ist danach kein Unternehmer. Sobald jedoch eine entgeltliche Leistung dazukommt, wird er es — und zwar mit seinem gesamten unternehmerischen Bereich, unabhängig davon, wie klein dieser ist. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts: Sie stellt die Umsätze steuerfrei, sie nimmt dem Verein aber nicht die Unternehmereigenschaft.

• Bandenwerbung, Trikotwerbung, Anzeigen im Vereinsheft oder ein Sponsoringvertrag.
• Vermietung der Halle, des Vereinsheims oder von Stellplätzen an Dritte.
• Verkauf von Speisen und Getränken beim Vereinsfest oder im Vereinsheim.
• Startgelder, Kursgebühren und Teilnehmerbeiträge für Veranstaltungen.
• Verpachtung der Gaststätte oder Überlassung von Werbeflächen auf Dauer.

Trifft eine dieser Zeilen auf Ihren Verein zu, ist er Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts und muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Welche dieser Einnahmen in welche steuerliche Sphäre gehört, ist eine davon getrennte Frage — sie ist im Ratgeber zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb beantwortet.

Warum der ideelle Bereich Ihren Verein nicht schützt

An dieser Stelle irren sich Vereine regelmäßig. Der Gedanke liegt nahe: Die neuen Trikots werden für den Spielbetrieb gekauft, also für den ideellen Bereich — dann kann der Lieferant doch keine E-Rechnung verlangen. Das Gegenteil trifft zu, sobald der Bezug auch nur teilweise dem unternehmerischen Bereich dient.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass regelt den Fall in Abschnitt 14.1 Abs. 8 ausdrücklich: Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor. Tragen die Trikots also Sponsorenaufdrucke, ist der Bezug gemischt — und der Lieferant stellt zu Recht eine E-Rechnung aus.

Hinzu kommt die Sicht des Lieferanten. Er kann Ihren ideellen Bereich nicht beurteilen. Nach dem BMF-Schreiben kann die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Indiz dafür sein, dass der Leistungsempfänger als Unternehmer handelt. Hat Ihr Verein eine solche Nummer einmal angegeben, wird er in der Buchhaltung des Lieferanten als Unternehmer geführt — und bekommt entsprechend Rechnungen.

Was passiert, wenn Ihr Verein die Annahme verweigert

Diese Frage entscheidet, wie ernst die Empfangspflicht zu nehmen ist. Die Antwort des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses fällt unmissverständlich aus: Wer technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine alternative Rechnung in anderer Form.

Weiter heißt es dort, die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers gelten auch dann als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat — ein Sendeprotokoll genügt als Nachweis. Der Lieferant ist damit fein heraus. Das Problem bleibt beim Verein: Er hat eine Leistung bezogen, für die er keine verwertbare Rechnung in Händen hält, und riskiert bei steuerpflichtigen Umsätzen seinen Vorsteuerabzug.

Eine Entwarnung steht allerdings ebenfalls im Anwendungserlass, und sie räumt mit einem verbreiteten Missverständnis auf: Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Das vorhandene Vereinspostfach reicht aus. Was Ihr Verein braucht, ist keine neue Software, sondern eine Absprache, wer dieses Postfach liest und was danach mit der Datei geschieht.

Beim Versand betrifft es die meisten Vereine erst 2028

Für die Ausgangsseite gilt eine gestufte Übergangsregelung, und die zweite Stufe hängt an einer Umsatzgrenze, die Vereine praktisch nie erreichen. Maßgeblich ist nach § 27 Abs. 38 UStG der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr.

• Bis 31.12.2026: Papier und einfaches PDF sind für alle zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31.12.2027: weiterhin zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Vereins im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
• Ab 01.01.2028: E-Rechnung für alle inländischen Rechnungen an andere Unternehmer, ohne Umsatzgrenze.
• Dauerhaft ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV.

Der letzte Punkt ist für Vereine der wichtigste. § 34a UStDV bestimmt, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden kann. Solange Ihr Verein die Kleinunternehmerregelung anwendet, endet die Frage nach dem Rechnungsversand hier — und zwar dauerhaft, nicht nur bis 2028.

Diese Vereinsrechnungen lösen nie eine E-Rechnungspflicht aus

Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG greift nur bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Damit fällt der größte Teil dessen, was ein Verein abrechnet, von vornherein heraus.

• Beitragsrechnungen an Mitglieder: Mitglieder sind Privatpersonen, nicht Unternehmer. Keine E-Rechnungspflicht.
• Rechnungen an einen anderen Verein, der nicht Unternehmer ist: Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG besteht eine Rechnungspflicht, aber kein Zwang zur E-Rechnung. Bei Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber können allerdings eigene E-Rechnungsvorschriften von Bund oder Land gelten — dort vorher nachfragen.
• Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze: ausdrücklich ausgenommen. Für Vereine betrifft das etwa Teilnehmerentgelte sportlicher Veranstaltungen und die steuerfreie Grundstücksvermietung.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Rechnungen an Empfänger im Ausland: keine Pflicht, weil nicht beide Beteiligten im Inland ansässig sind.

Eine Einschränkung gehört dazu, weil sie oft übersehen wird: Sobald eine Rechnung gemischte Leistungen abrechnet und nur ein Teil davon der Pflicht unterliegt, gilt sie für die gesamte Rechnung. Wer neben einem steuerfreien Anteil auch eine steuerpflichtige Werbeleistung abrechnet, kann sich also nicht auf die Ausnahme berufen.

ZUGFeRD oder XRechnung: der Unterschied, der in der Ablage zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ohne strukturierte Daten erfüllt das nicht — es ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet, und der Unterschied zwischen ihnen entscheidet darüber, wie gut Ihr Verein damit zurechtkommt. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei: maschinenlesbar, für Menschen ohne Hilfsmittel praktisch unlesbar. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und das technisch baugleiche Factur-X sind Hybridformate — ein PDF, das die XML-Daten eingebettet mit sich führt. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt und haben den strukturierten Teil trotzdem dabei.

Eine Falle steckt im Detail: ZUGFeRD kennt mehrere Profile, und nicht jedes erfüllt die Anforderungen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich keine zulässige E-Rechnung. Ein PDF mit dem Aufdruck „ZUGFeRD“ genügt also nicht automatisch — entscheidend ist das Profil.

Für die Aufbewahrung folgt daraus eine praktische Konsequenz. Die GoBD verlangen, dass elektronische Rechnungen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, nicht als Ausdruck oder Bilddatei. Wer eine XRechnung erhält, muss also die XML-Datei archivieren — ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht. Ein ZUGFeRD-Dokument löst dieses Problem von selbst, weil das PDF das Original ist.

Beide Formate sind zulässig, und eine Software, die E-Rechnungen auswertet, kommt mit beiden zurecht. Wer ohne ein solches Werkzeug arbeitet, fährt mit ZUGFeRD dennoch bequemer, weil das Dokument ohne Hilfsmittel lesbar bleibt. Danach fragen dürfen Sie in jedem Fall: Welches Format und welcher Übermittlungsweg verwendet wird, ist nach dem BMF-Schreiben zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären — es ist Verhandlungssache, keine Vorgabe des Finanzamts.

Der Eingangs-Fahrplan in fünf Schritten

Die Empfangspflicht verlangt keine Anschaffung. Sie verlangt eine Festlegung, und die lässt sich an einem Abend treffen. Die folgenden fünf Schritte decken ab, was der Umsatzsteuer-Anwendungserlass und die GoBD gemeinsam verlangen.

• Erstens: Ein Postfach benennen, das E-Rechnungen annimmt. Ein bestehendes Vereinspostfach genügt, ein eigenes ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass es jemand regelmäßig liest.
• Zweitens: Eine Vertretung festlegen. Fällt die Kassenführung aus, bleiben Rechnungen liegen, die als zugegangen gelten — der Absender hat sein Sendeprotokoll.
• Drittens: Die Datei prüfen. Für die Validierung gibt es kostenfreie Prüfdienste; das BMF-Schreiben erlaubt ausdrücklich, sich bei Beachtung kaufmännischer Sorgfalt auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu verlassen, und empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren.
• Viertens: Im Originalformat ablegen. Die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF wandert unverändert in die Belegablage, nicht ein daraus gedruckter Ausdruck.
• Fünftens: Den Ablauf aufschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss den tatsächlichen Weg eines Belegs beschreiben — ändert sich der Weg, ändert sich die Dokumentation mit.

Eine Warnung zur Prüfung: Eine bestandene Validierung sagt etwas über Format und Geschäftsregeln aus, nicht über die Richtigkeit der Rechnung. Der Anwendungserlass hält ausdrücklich fest, dass sie die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung nicht ersetzt. Ein falscher Steuersatz fällt keiner Software auf.

Wie Bundaris eingehende E-Rechnungen liest

Eine E-Rechnung ist strukturiert — also lesen wir sie strukturiert, statt sie durch eine Bilderkennung zu schicken. Laden Sie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument in die Ausgabenerfassung, werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Anschrift und IBAN direkt aus den Daten übernommen. Gelesen werden beide verbreiteten Bauarten: UBL und CII als reines XML, sowie ZUGFeRD und Factur-X, bei denen das XML aus dem PDF geholt wird.

Bei Scans, Fotos und PDFs ohne eingebettete Rechnungsdaten springt die Texterkennung ein. Die Oberfläche zeigt dabei, woher die Werte stammen — exakt aus der E-Rechnung gelesen oder aus einem Bild geschätzt. Bestätigen müssen Sie die Angaben in beiden Fällen selbst; vorausgefüllt wird, entschieden wird nicht.

Abgelegt wird anschließend die Originaldatei. Eine XRechnung bleibt XML und wird auch als XML wieder ausgeliefert, nicht als Ausdruck — das ist genau die Form, welche die GoBD für elektronische Rechnungen verlangen.

Drei Grenzen nennen wir offen. Positionszeilen übernehmen wir nicht, nur die Kopfdaten. Rechnungen in Fremdwährung werden gekennzeichnet und nicht umgerechnet, weil ein Umrechnungskurs nichts in einem Auslesevorgang zu suchen hat. Und wir prüfen nicht, ob eine eingehende Rechnung der Norm EN 16931 entspricht: Wir lesen bewusst so tolerant wie möglich. Wollen Sie eine förmliche Validierung mit Prüfbericht, nutzen Sie dafür einen der kostenfreien Prüfdienste.

Auf der Ausgangsseite entstehen Beitragsrechnungen aus dem Beitragslauf als PDF. Für Rechnungen an Mitglieder ist das die richtige Form, denn Privatpersonen lösen keine E-Rechnungspflicht aus; wendet Ihr Verein die Kleinunternehmerregelung an, gilt das nach § 34a UStDV auch gegenüber Unternehmen. Ein Verein, der weder Kleinunternehmer ist noch ausschließlich an Privatpersonen abrechnet, braucht für diese Rechnungen ab 2028 einen strukturierten Weg — den erzeugt Bundaris heute nicht.